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干系人满意的项目才可能是成功的项目

诺怀博客标签: 

相信很多做技术出身的项目经理在做国内项目时都会有这样的困惑:为什么我竭尽全力,项目还是做不好?为什么受伤的总是我?

目标不能按预定的时间和成本完成、需求不断增多、客户抱怨重重、领导不满意、团队成员士气低落且冲突不断、项目被客户的高层否决、项目迟迟无法结项!等等

 

You are not alone!很多项目经理都遇到类似的问题,但这是什么原因导致的呢?

是运气不好总遇到奇葩客户吗?还是说国内的客户都这么难搞?

NONONO,其实,国内的项目做不好,绝大多数情况是以下3点没做好:

1、需求范围和需求变更没控制好;2、风险识别及风险应对没做好;3、项目干系人没有识别和管理好,沟通没到位;

 

什么是干系人?

所有能影响项目或受到项目影响的人或组织。

公司内部的如:公司高层、开发团队、测试团队、部门经理、项目管理办公室、销售、设计、可能跟你争夺资源的其他项目经理 等等;

公司外部的如:客户老板、客户授权的项目经理、客户的IT部门、客户的业务部门、实际使用的用户、第三方平台、法律部门、外包人员 等等;

为什么要管理?

有些干系人可能对项目及其期望结果有重大影响。项目经理正确识别并合理管理干系人的能力,能决定项目的成败。

简言之:干系人满意的项目才可能是成功的项目。

 

如何管理干系人?

 

1、识别干系人;

做什么:通过各种办法找到项目的潜在的干系人并制定如何管理他们的计划;随着项目的进展要不断的去识别和规划新的干系人;

如何识别:我们重点关注如何识别公司外部的干系人,可考虑采用如下方法:

  • 合同中规定的客户联络人和验收人;
  • 从销售或市场人员处获取相关人员信息;
  • 与已确认的干系人进行访谈,获取更多干系人的信息;
  • 了解客户的组织架构图;
  • 查看干系人邮件的抄送对象;
  • 关键业务、成果的确认人;
  • 根据项目的业务分析干系人;
  • 等等

如何规划:分析干系人的高层级需求、权利、影响力等信息,制定相应的管理策略、管理方法和沟通方式;

  • 干系人管理策略,由干系人对项目的影响力以及干系人本身的权利来确定,有如下4种情况:
  1. 影响力高权利高:重点管理;
  2. 影响力高权利低:随时告知;
  3. 影响力低权利高:令其满意;
  4. 影响力低权利低:监督;

 

2、管理干系人参与;

做什么:在整个项目生命周期中,与干系人进行沟通和协作,以满足其需要与期望,解决实际出现的问题,并促进干系人合理参与项目活动的过程。本过程的主要作用是,帮助项目经理提升来自干系人的支持,并把干系人的抵制降到最低,从而显著提高项目成功的机会

怎么做:根据《干系人登记册》完成干系人的管理,并根据实际情况不断完善;主要包括以下活动:

  • 调动干系人适时参与项目,以获取或确认他们对项目成功的持续承诺;
  • 通过协商和沟通,管理干系人的期望,确保实现项目目标;
  • 处理尚未成为问题的干系人关注点,预测干系人在未来可能提出的问题。需要尽早识别和讨论这些关注点,以便评估相关的项目风险。
  • 澄清和解决已识别出的问题。

通过管理干系人参与,确保干系人清晰地理解项目目的、目标、收益和风险,提高项目成功的概率。这不仅能使干系人成为项目的积极支持者,而且还能使干系人协助指导项目活动和项目决策。通过预计人们对项目的反应,可以事先采取行动来赢得支持或降低负面影响。主动管理干系人参与可以降低项目不能实现其目的和目标的风险。

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